El registro horario dejó de ser una simple obligación administrativa para convertirse en uno de los puntos más vigilados por la Inspección de Trabajo. Desde el Real Decreto-Ley 8/2019 hasta los cambios derivados del Anteproyecto de Ley Laboral 2024–2025, el fichaje digital es hoy una necesidad legal, organizativa y operativa.
En este contexto, Odoo se consolida como una de las soluciones más completas para gestionar el control horario: legal, digital, accesible desde cualquier dispositivo y totalmente integrado con el resto de módulos de la empresa.
Este artículo analiza el marco legal, los cambios que vienen, los riesgos del incumplimiento y, sobre todo, cómo Odoo permite implantar un sistema de control horario robusto, seguro y adaptado al día a día de cualquier organización.
Qué exige actualmente la ley sobre el control horario
La normativa establece que todas las empresas deben registrar la jornada laboral de cada persona trabajadora, independientemente de su sector o tipo de contrato. Este registro debe incluir la hora exacta de entrada y salida, conservarse durante cuatro años y estar disponible tanto para el empleado como para la Inspección de Trabajo.
El legislador ha dejado claro que el objetivo no es “acumular fichas”, sino garantizar transparencia, evitar abusos en las horas extraordinarias y asegurar un cumplimiento real del tiempo de trabajo.
Los formatos en papel o plantillas manipulables siguen siendo válidos, pero ya no se consideran métodos fiables y, según el avance del Anteproyecto Laboral, su desaparición será cuestión de tiempo. La tendencia es clara: registro digital obligatorio, trazable e inalterable.
El debate de los fichajes biométricos: por qué ya no son legales
Durante años, la huella dactilar o el reconocimiento facial fueron métodos extendidos de fichaje. Todo cambió en 2023, cuando la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el Comité Europeo de Protección de Datos concluyeron que el uso de datos biométricos para registrar jornadas laborales constituye un tratamiento de alto riesgo y, en la mayoría de los casos, ilegal.
El consentimiento del trabajador no es suficiente, la empresa debe justificar necesidad, proporcionalidad y ausencia de alternativas menos invasivas. En la práctica, esas condiciones no se cumplen. Por ello, el fichaje biométrico está siendo eliminado de las organizaciones bajo riesgo de sanciones elevadas.
Odoo evita este problema ofreciendo métodos totalmente legales: PIN, tarjetas, códigos QR y fichaje desde usuario digital, todos ellos compatibles con la normativa de protección de datos.
Nuevo escenario 2026: hacia un registro 100 % digital, seguro e inmodificable
La reforma laboral prevista para 2026 refuerza aún más el control horario. Entre los cambios más relevantes que se están tramitando destacan:
Registro digital obligatorio (adiós papel, Excel o plantillas manipulables).
Acceso completo para trabajadores, representantes legales e inspección.
Mayor trazabilidad: diferenciación clara entre horas ordinarias y extraordinarias.
Sanciones más severas por trabajador en caso de fraude o manipulación.
Esta nueva regulación anticipa un modelo donde el control horario no solo es un cumplimiento legal, sino un elemento estructural del funcionamiento empresarial. Y ahí es donde Odoo juega un papel clave.
Por qué Odoo es la solución más eficaz para implantar el control horario
Odoo no es solo una herramienta para fichar; es un ecosistema integrado que conecta asistencias, ausencias, vacaciones, nóminas y proyectos dentro de una única base de datos. Esto permite automatizar procesos, reducir errores y disponer de una trazabilidad completa y verificable.
Su módulo de Asistencias destaca por ofrecer un sistema legal, ágil y preparado para la normativa actual y futura. Entre sus puntos diferenciales:
Registro inmediato desde app, navegador o quiosco físico.
Vinculación directa con HR, ausencias y nóminas.
Acceso individual para cada trabajador a su historial.
Informes listos para inspecciones.
Trazabilidad completa y sin posibilidad de alteraciones manuales no autorizadas.
Exactamente lo que la ley exige… y lo que la empresa necesita para organizarse mejor.
Cómo pueden fichar los empleados en Odoo
Odoo permite varios métodos de fichaje, adaptándose tanto a oficinas como a fábricas, tiendas, teletrabajo o equipos técnicos en movilidad.
Desde ordenador o móvil
Ideal para oficinas y trabajo remoto. La entrada y salida se realizan con un solo clic y quedan asociadas al usuario autenticado.
Modo quiosco
En entornos industriales o comerciales, una tablet permite fichar con PIN, tarjeta o QR. Rápido, accesible y sin congestión en los cambios de turno.
Automatizaciones inteligentes
Si un empleado olvida fichar, el sistema puede cerrar la jornada automáticamente, enviar alertas o registrar incidencias para revisión.
Toda la información queda disponible en tiempo real, evitando errores, discusiones y revisiones interminables a fin de mes.
Un control horario totalmente adaptable
El sistema permite configurar horarios fijos, flexibles, rotativos o por turnos, así como aprobar horas extra, establecer reglas de validación y crear alertas para los responsables.
Cada empresa adapta el sistema a su cultura de trabajo sin perder trazabilidad ni seguridad jurídica. Para equipos grandes, turnos complejos o negocio multisede, la flexibilidad de Odoo supone una clara ventaja frente a plataformas más rígidas.
Informes avanzados y control real del tiempo trabajado
El módulo de Asistencias no solo recopila fichajes; es una herramienta de análisis:
Comparación entre horas teóricas y reales.
Identificación de incidencias recurrentes.
Detección de exceso de horas extra en departamentos.
Exportación de datos para auditorías o nóminas.
Esto convierte el control horario en una fuente de información estratégica: productividad, planificación de turnos y optimización de recursos.
Ventaja definitiva: integración con todo Odoo
La fuerza del sistema no está solo en cómo se ficha, sino en lo que ocurre después:
Las ausencias se sincronizan automáticamente.
Las horas reales se imputan a proyectos y clientes.
Los cálculos de nómina utilizan los datos del registro.
El responsable de RRHH visualiza historial, incidencias y métricas desde una única pantalla.
Gracias a esta integración, el control horario deja de ser una tarea aislada para convertirse en un engranaje más de la gestión empresarial.
Conclusión
El control horario ya no es un formulario ni una obligación puntual: es un mecanismo esencial para cumplir la ley, gestionar el tiempo y proteger a la empresa ante una normativa cada vez más estricta.
Odoo permite pasar de métodos obsoletos a un sistema digital, fiable y perfectamente integrado con todas las áreas del negocio.
Si aún gestionas los fichajes con Excel o con sistemas improvisados, este es el mejor momento para dar el salto. Odoo convierte una obligación legal en una oportunidad real de mejorar eficiencia, transparencia y organización interna.