ANAA digitaliza 30 años de rescate animal en Odoo: gestión de adopciones, voluntarios y contabilidad ONG en una sola plataforma
Más de 40.000 animales rescatados y 2.000 rescates al año exigen una gestión tan profesional como su causa. ANAA confió en Lógica Consultores para migrar su versión de Odoo y construir el módulo de gestión de animales y adopciones que ninguna solución estándar cubría.
La historia detrás
Tres estudiantes, una finca en San Agustín del Guadalix y más de 30 años después: una de las protectoras de referencia en España
ANAA no nació de un plan de negocio. Nació en 1992 cuando tres jóvenes estudiantes conocieron la situación de un grupo de animales abandonados en una finca de San Agustín del Guadalix, en condiciones deplorables, y decidieron hacerse cargo. Con escasos medios y muchas horas de trabajo voluntario, transformaron aquella finca en el primer centro de adopción de la asociación: jaulas construidas a mano, zonas de cuarentena habilitadas, convenios con clínicas veterinarias y una red de voluntarios que fue creciendo poco a poco.
Treinta años después, lo que empezó con tres personas y una finca es una organización reconocida como Entidad de Utilidad Pública, miembro del Consejo de Protección y Bienestar Animal de la Comunidad de Madrid y distinguida por la Fundación Reina Sofía y el SEPRONA. En 2003 inauguraron el centro actual en Valdetorres de Jarama, con áreas adaptadas por especie y necesidades de cuidado, centro veterinario propio y sala de formación.
Más de 40.000 animales rescatados y 2.000 rescates al año generan una operativa de una complejidad que pocos imaginan desde fuera. Gestionar el ciclo completo de cada animal, coordinar voluntarios y empleados y llevar la contabilidad de una ONG con todas sus particularidades requería una plataforma que estuviera a la altura de lo que ANAA lleva décadas construyendo. La migración de versión de Odoo y el desarrollo a medida del módulo de adopciones fueron el punto de partida.
El reto
Gestionar 2.000 rescates al año con herramientas que no estaban pensadas para ello
El ciclo de cada animal no cabe en ningún módulo estándar
Desde que un animal entra en ANAA hasta que encuentra familia, pasa por un proceso complejo: registro de ingreso, historial médico, vacunación, esterilización, perfil de adopción, seguimiento del proceso con el adoptante y postventa. Ninguna solución estándar de ERP cubre ese ciclo completo. Sin un módulo específico, la información vivía dispersa y el seguimiento dependía de la memoria del equipo.
Una red de voluntarios que necesita coordinación real
ANAA no funciona solo con empleados. Depende en gran medida de una red activa de voluntarios cuya disponibilidad, turnos y participación hay que coordinar de forma eficiente. Gestionar esa dimensión humana sin una herramienta integrada con el resto de la operativa generaba fricciones y duplicidades que consumían tiempo que el equipo necesitaba dedicar a los animales.
Contabilidad de ONG con exigencias propias
Una entidad sin ánimo de lucro no lleva la contabilidad como una empresa. Donaciones, cuotas de socios, subvenciones y gastos operativos deben gestionarse con transparencia y bajo los requisitos de rendición de cuentas propios de una entidad reconocida como Entidad de Utilidad Pública. Sin una plataforma adaptada a esa realidad, cumplir con esas obligaciones exigía trabajo manual fuera del sistema.
La decisión
Una plataforma que se adapta a la asociación, no al revés
Odoo ofrecía la base: una plataforma robusta, flexible y con módulos nativos de contabilidad y RRHH que podían adaptarse a la realidad de una entidad sin ánimo de lucro. Lo que faltaba era construir encima el módulo que ninguna solución del mercado tenía: la gestión completa del ciclo de cada animal, desde el rescate hasta la postventa de la adopción.
Contaron con Lógica Consultores para llevar a cabo la migración de versión y desarrollar sobre Odoo una solución que hoy está siendo el punto de partida de una vertical específica para asociaciones y protectoras en España. Una plataforma que entiende cómo trabaja una organización como ANAA porque fue construida con ella y para ella.
La solución
Módulo de adopciones a medida, contabilidad ONG, RRHH para voluntarios y gestión de socios: todo el ciclo de ANAA en un solo Odoo
El desarrollo más singular del proyecto fue el módulo de gestión de animales y adopciones. Construido a medida sobre Odoo, cubre el ciclo completo de cada animal en la protección: registro de ingreso, historial médico, estado de vacunación y esterilización, perfil de adopción, seguimiento del proceso con el adoptante y postventa. Un desarrollo que convierte Odoo en la herramienta central de toda la actividad de ANAA y que no existe en ninguna solución estándar del mercado.
La contabilidad se adaptó a la realidad de una entidad sin ánimo de lucro: donaciones, cuotas de socios, subvenciones y gastos operativos gestionados con los requisitos de transparencia propios de una Entidad de Utilidad Pública, integrados con la operativa del día a día.
El módulo de RRHH cubre tanto al equipo de empleados como a la red de voluntarios: turnos, ausencias y partes de trabajo coordinados con las necesidades reales del refugio. Y la gestión de socios y donantes mantiene actualizada en tiempo real la información económica de la asociación, con cuotas periódicas y donaciones puntuales integradas con la contabilidad.
El resultado
Una organización de 30 años que gestiona cada rescate, cada adopción y cada euro con la misma plataforma
El cambio más importante para ANAA fue dejar de depender de procesos manuales y herramientas dispersas para gestionar lo que más importa: el seguimiento de cada animal desde que entra en el centro hasta que encuentra familia. Ahora ese ciclo completo vive en Odoo, con historial médico, perfil de adopción y postventa integrados en un único sistema que todo el equipo puede consultar en tiempo real.
La coordinación de voluntarios y empleados tiene ahora una estructura real. Los turnos, ausencias y partes de trabajo se gestionan desde el mismo ERP que controla la contabilidad y la gestión de socios, eliminando las fricciones entre áreas que antes obligaban a duplicar información y esfuerzo.
Para una entidad que lleva más de 30 años demostrando que la protección animal puede gestionarse con rigor y profesionalidad, contar con una plataforma tecnológica a esa altura no es un lujo. Es lo que permite seguir creciendo sin que la operativa interna limite lo que ANAA puede hacer por los animales.
Y es también el punto de partida de algo más amplio: una solución Odoo desarrollada específicamente para asociaciones y protectoras que otras entidades sin ánimo de lucro en España ya pueden aprovechar.
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